Många styrelse- och personalposter kräver att du organiserar en konferens varje år. Myndigheter håller ofta konferenser för anställda och finansiärer. Dessa konferenser hjälper till att förklara anbudsförfarandet för statliga bidragspengar och nya bestämmelser för grupper som redan har fått finansiering. Att delta i en konferens kan hjälpa dig att nätverka med andra yrkesverksamma inom ditt område och utvidga ditt arbete. Här är några sätt att delta i organiserandet av en konferens:
Tänk över ämnet för din konferens. Är det en angelägen fråga? Vill du skapa förändring? Finns det en ny branschfråga som du vill ta upp? Eller är det en ny fråga som kräver ytterligare forskning och diskussion? Då kan du skräddarsy din konferens för att ta upp den frågan. Det blir effektivare om du involverar den avsedda målgruppen i planeringsprocessen. Det ökar chanserna för en välbesökt konferens. Och kom ihåg att en konferens kan vara en bra investering om den är välorganiserad.
Ett annat övervägande är storleken. Stora nationella konferenser är vanligtvis några dagar långa. Många människor som deltar i sådana konferenser lägger en semester i ryggen på den. Lokala konferenser å andra sidan varar vanligtvis bara en dag. Längden på en konferens beror på antalet deltagare, konferenslokalen och programmet. Om det är litet kommer konferensens storlek att vara minimal. Om den däremot är tillräckligt stor kommer den sannolikt att locka till sig utställare.
Hur man lägger till deltagare till en Google Meet
Du kan lägga till deltagare till en Google Meet genom att lägga till dem i din kalender. Sedan kan du skicka inbjudningar via e-post till dem som ännu inte finns i Google Kalender. Du kan också lägga upp en länk till en Canvas-kurs. Allt du behöver göra för att bjuda in personer till ett Google Meet-evenemang är att logga in på ditt e-postkonto. Följ instruktionerna på webbplatsen för att skapa ett möte. När evenemanget är inställt kan du börja interagera med andra deltagare.
Öppna Google Meet i din dator eller ladda ner appen på din mobila enhet. Du kan sedan delta i mötet genom att följa möteslänken som skickas till din Gmail eller Google Kalender-inbjudningar. För att delta kan du behöva acceptera inbjudan eller kopiera möteskoden. Alternativt kan du manuellt ange möteskoden på Google Meet-webbplatsen. Därefter kan du gå med i mötet med den kod du fick. Det rekommenderas dock att du skapar ett Google-konto för Google Meet om du har tid och lust.
Google Meet kan nås av vanliga användare av Google Workspace. För att få tillgång till Google Meet måste du logga in med ditt Google-konto. G Suite for Education-användare kan använda programmet på sina enheter. Om du är värd för ett möte kan du också bjuda in dina deltagare via e-post eller mobilapp. Om du vill bjuda in en gäst via e-post kan du skicka en mötesinbjudan och dela koden med dem. Deltagarna kan sedan ansluta sig till mötet via e-post eller telefon.
Välja konferensanläggningar
När du väljer konferensanläggning ska du leta efter sådana som är tillmötesgående, har ett kompetent och effektivt team och erbjuder gott om sittplatser. Tänk också på atmosfären i konferenslokalen, inklusive hur många toaletter det finns, hur många stolar som tillhandahålls och vilken teknisk support som finns tillgänglig. Se till att konferenslokalen har tillräckligt med anslutningspunkter och reservkraft i händelse av ett oväntat strömavbrott. Det sista du vill ha är ett möte som avbryts på grund av strömavbrott.
Konferenslokalerna bör uppfylla dina behov, oavsett om det handlar om en stor paneldiskussion eller en liten, mer intim presentation. Stora auditorier är idealiska för panelsamtal, medan mindre rum är bättre för postersessioner eller informella möten. För evenemang med en stor utställning bör du se till att det finns gott om plats för bord och stolar, och kontrollera om lokalen har en garderob för övernattande gäster. Slutligen bör du se till att det finns gott om parkeringsplatser och trådlöst internet.
Möteslokalerna ska vara bekväma och företagsanpassade. De bör vara utrustade med stora mötesbord och bekväma stolar. De flesta konferensrum är utformade för större möten, och det är troligt att externa kunder och besökare deltar. Se till att boka konferensrum i förväg för att undvika besvikelse. De flesta konferensrummen är genomarbetat möblerade, så de måste hyras i förväg. Ett bekvämt mötesrum är viktigt för att evenemanget ska lyckas. Oavsett om rummet har ett styrelsebord eller en ”rund” inställning kommer det att vara bekvämt och användbart för alla.